Belge Gizliliği ve Saklama Bilgilendirmesi
Tercüme için gönderilen pasaport, kimlik, eğitim, hukuk ve ticari belgelerin kabulü, erişimi, saklanması, teslimi ve imhasına ilişkin yaklaşım.
1. Amaç ve kapsam
Bu bilgilendirme; teklif veya hizmet amacıyla WhatsApp, e-posta, fiziki teslim, kurye ya da işletmenin bildirdiği diğer kanallar üzerinden paylaşılan belgelerin nasıl ele alındığını açıklar.
Kimlik, pasaport, adli sicil, sağlık, eğitim, hukuk ve şirket belgeleri farklı hassasiyet düzeylerine sahip olabilir. Bu nedenle yalnızca hizmet için gerekli belgelerin ve sayfaların paylaşılması önerilir.
2. Temel gizlilik ilkeleri
- Yalnızca hizmet için gerekli belgenin talep edilmesi
- Belgeye görev ve ihtiyaç esaslı erişim verilmesi
- Belgenin tercüme hizmeti dışında kullanılmaması
- Yetkisiz kopyalama ve paylaşımın sınırlandırılması
- Gereksiz belge kopyalarının uygun yöntemle kaldırılması
- Yasal saklama kayıtlarının hizmet dosyalarından ayrıştırılması
- Üçüncü taraf hizmet sağlayıcıların gizlilik yükümlülüğünün gözetilmesi
- Kişisel verilerin mümkün olan en düşük kapsamda işlenmesi
3. Belge kabul kanalları
Belgeler resmî WhatsApp numarası, info@yeminlitercuman.com e-posta adresi, ofisten fiziki teslim veya işletmenin ayrıca bildirdiği güvenli kanal üzerinden kabul edilir.
Hassas belgelerin sosyal medya mesajları, kişisel çalışan hesapları veya doğrulanmamış telefon numaraları üzerinden gönderilmemesi önerilir. Belge görüntüsünün okunaklı olması gerekir; hizmet için gerekli olmayan sayfalar ve bilgiler mümkünse paylaşılmamalıdır.
4. Belgelere erişim
Belgeye yalnızca teklif, tercüme, redaksiyon, noter, teslim ve gerektiğinde muhasebe sürecinde görev alan ve erişimi gerekli olan kişiler ulaşabilir. Tercümanla paylaşılması gerekmeyen iletişim ve ödeme bilgileri mümkün olduğunda belge içeriğinden ayrıştırılır.
Paylaşımlı klasör, e-posta ve diğer dijital ortamlardaki erişimler görev ihtiyacına göre sınırlandırılır. İş ilişkisi veya görev sona erdiğinde ilgili erişimlerin kaldırılması amaçlanır.
5. Saklama yaklaşımı
Belgeler ve bunlarla bağlantılı kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süreler ile işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca saklanır. Teklif veya hizmet ihtiyacı sona eren, hukuki ya da operasyonel gerekliliği kalmayan kopyalar uygun imha sürecine alınır.
| Kayıt türü | Saklama yaklaşımı | Süreyi belirleyen ölçüt |
|---|---|---|
| Teklife dönüşmeyen belge | Teklif süreci ve gerekli takip tamamlandıktan sonra kaldırılır. | Operasyonel ihtiyaç ve ilgili kişinin talebi |
| Tamamlanmış hizmet dosyası | Teslim, düzeltme ve olası hak talepleri için gerekli olduğu sürece sınırlı erişimle tutulur. | Hizmet ilişkisi, hukuki yükümlülük ve zamanaşımı değerlendirmesi |
| Fatura ve muhasebe kayıtları | Belge görüntüsünden ayrı olarak ilgili mali mevzuat kapsamında muhafaza edilir. | Uygulanabilir mali ve ticari mevzuat |
| Uyuşmazlık ve başvuru kayıtları | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli olduğu sürece saklanabilir. | Uyuşmazlığın durumu ve uygulanabilir zamanaşımı süreleri |
| Fiziki belgeler | Müşteriye teslim edilir; teslim alınmayan kopyalar için güvenli iade veya imha süreci uygulanır. | Teslim süreci ve hukuki gereklilik |
6. Silme, yok etme ve anonimleştirme
Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında veriler uygun yönteme göre silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Dijital silmede verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi; yok etmede ise geri getirilemeyecek biçimde ortadan kaldırılması hedeflenir.
Fiziki belgeler müşteriye teslim edilir veya uygun güvenlik tedbirleriyle imha edilir. Yedek sistemlerdeki veriler, sistemin teknik döngüsü ve uygulanabilir saklama yükümlülükleri çerçevesinde erişime kapatılır ve ilgili imha sürecine tabi tutulur.
7. Üçüncü taraf araçlar ve yapay zekâ
Müşteri belgeleri, veri kullanım şartları ve güvenlik özellikleri değerlendirilmeden herkese açık yapay zekâ veya makine çevirisi araçlarına yüklenmemelidir. Böyle bir aracın hizmet sürecinde kullanılması söz konusuysa sağlayıcının veri saklama, model eğitimi, gizlilik ve yurt dışına aktarım şartları ayrıca değerlendirilir.
Hassas belge içeriğinin mümkün olduğunda anonimleştirilmesi veya kişiyi doğrudan tanımlayan alanların sınırlandırılması esastır.
8. Olay ve ihlal yönetimi
Yanlış alıcıya gönderim, hesap ele geçirilmesi, cihaz kaybı veya yetkisiz erişim şüphesinde erişim sınırlandırılır, olayın kapsamı değerlendirilir ve uygulanabilir mevzuat kapsamında gerekli işlemler yürütülür.
Belgenizle ilgili şüpheli bir durum fark ederseniz info@yeminlitercuman.com adresinden veya 0555 569 10 72 numarasından işletmeyle iletişime geçebilirsiniz.
9. Başvuru ve belge silme talebi
Belgenizin silinmesi, düzeltilmesi veya işlenmesine ilişkin bilgi taleplerinizi kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgilerle yazılı iletişim kanallarımız üzerinden iletebilirsiniz. Talep, uygulanabilir hukuki saklama yükümlülükleri ve ilgili mevzuat çerçevesinde değerlendirilir.